Comment préparer une réunion en visioconférence ?

La visioconférence est devenue une solution incontournable pour certaines entreprises. Celle-ci rend facile la communication visuelle avec les collaborateurs et les clients. Au commencement, la visioconférence était employée uniquement dans le but de réduire les frais de déplacement. Dorénavant, elle permet de tirer profit de plusieurs avantages importants :

• Un avantage concurrentiel amélioré
• Satisfaction des employés
• Des réunions plus efficaces
• De meilleures relations d’affaires
• Communication améliorée

En dépit de ces avantages considérables, un dirigeant ou un chef d’équipe doit savoir comment organiser une réunion à distance. Il a besoin de suivre quelques conseils pour y réussir.

Tester l’équipement

Il est conseillé de tester le microphone, la caméra et d’autres appareils avant chaque réunion. Le temps est si précieux que le dirigeant ne veut pas le perdre à dépanner son équipement pendant sa réunion programmée. Non seulement cela lui donne l’air non professionnel, mais cela risque de diminuer aussi la productivité globale. Ainsi, au moins vingt minutes avant le début de sa réunion, il doit vérifier si son équipement fonctionne correctement.

Vérifier la bande passante

Si la bande passante d’un participant n’est pas optimale, cela provoque des retards de latence et rendra l’expérience frustrante pour la visioconférence. La quantité de bande passante nécessaire est variable d’un système à l’autre. Les fonctionnalités comme l’enregistrement de la réunion, le partage multimédia et le partage d’écran ont toutes des exigences spécifiques. Dès lors, si un chef d’équipe envisage de partager une présentation PowerPoint, des images ou des et lors de sa réunion virtuelle, il doit prendre en compte les exigences minimales auprès de son fournisseur de conférence. De cette manière, il peut s’assurer que sa réunion se déroule aussi bien que possible pour tous les participants.

Bien utiliser la technologie

Au lieu de s’asseoir ensemble dans une pièce et de se regarder, certains dirigeants s’assoient derrière leur ordinateur et ne peuvent pas se regarder dans les yeux. Cela peut rendre la visioconférence bien plus fatigante et intense. La visioconférence requiert une manière optimale de communiquer. Dans les réunions normales, vous ne regardez pas votre propre visage non plus, alors cachez la vidéo de vous-même sur votre écran. Il faut créer un environnement naturel avec le moins de distractions possible. Cela vous aide à vous concentrer sur vos interlocuteurs. Pour communiquer beaucoup plus naturellement les uns avec les autres, il est recommandé d’utiliser le mode Ensemble afin de placer les participants dans un auditorium ou à une table de conférence virtuelle, si le chef d’équipe utilise Microsoft Teams.

Fournir une structure claire 

À la fin de la discussion, le président résume brièvement la réunion et termine par le check-out. Tous les participants partagent comment ils ont vécu la réunion et ce qu’ils en retirent. Le rôle du président de la réunion est encore plus important en ligne que dans les réunions ordinaires. La réunion commence par un enregistrement. Chacun répond brièvement à la question comment il se sent et quelles sont les attentes de cette rencontre. Comme pour les réunions en face à face, il faut créer un ordre du jour et l’envoyer à temps. De cette manière, les participants savent à l’avance quels sujets seront discutés et combien de temps cette discussion durera.